Mehr Zeit für das Wesentliche:
Warum die Digitalisierung deiner Post unverzichtbar ist
Inhalt
Ein Praxisbeispiel
Manchmal verlieren wir den Überblick über die alltäglichen Dinge. Wenn die Post sich stapelt, der Papierkram uns über den Kopf wächst und wir die Motivation verlieren, diese Aufgaben zu erledigen, ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und eine dauerhafte Lösung zu finden.
Eine lang anhaltende Situation wie diese kann frustrierend sein und uns das Gefühl geben, dass wir die Kontrolle über unser Business verlieren.
Die Kunden, die mich anrufen und berichten, dass ihre Post seit Monaten unbearbeitet liegt und sie den Überblick verloren haben, stehen vor einer enormen Herausforderung.
In einem ersten Telefonat haben wir darüber gesprochen, wie wir die unsortierte Post am besten austauschen können. Dabei wurden verschiedene Optionen in Betracht gezogen: per Datei, per Schuhkarton oder per Foto. Am Ende haben wir uns für die digitale Variante entschieden, bei der der Kunde alle Dateien scannt oder fotografiert und sie mir per Dropbox zur Verfügung stellt. Wir haben gemeinsam den übergeordneten Ordner und der Dropbox inclusive der Freigaben eingerichtet.
Nach einer oberflächlichen Sichtung der Post habe ich eine Ordnerstruktur festgelegt, dass z. B. die wichtigsten Dokumente, wie Rechnungen oder Verträge, in einem separaten Ordner mit hoher Priorität abgelegt werden, damit diese schnell gefunden werden können.
Des Weiteren haben wir auch einzelne Unterordner für verschiedene Kategorien erstellt, wie z.B. Versicherungen, Bankunterlagen oder Steuerdokumente. So wird die Sortierung der Dateien erleichtert und der Kunde behält den Überblick über seine Post.
Im Anschluss daran habe ich ihm eine kurze Anleitung per E-Mail geschickt, wie er die Dateien am besten scannt und fotografieren kann, damit sie gut lesbar und übersichtlich sind.
Zusätzlich haben wir vereinbart, dass er mir regelmäßig seine digitalisierte Post per Mail zur Verfügung stellt, damit ich die neuen Dokumente direkt einsortieren und bearbeiten kann.
Durch diese Vorgehensweise können wir effizient und zeitsparend die unsortierte Post digitalisieren und archivieren. Der Kunde behält den Überblick über seine Dokumente und kann schnell und einfach auf die benötigten Unterlagen zugreifen, um diese weiterzubearbeiten.
Warum die Digitalisierung der Post wichtig ist
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nahezu alle Lebensbereiche erfasst, und die Postorganisation bildet da keine Ausnahme. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis: Das manuelle Sortieren und Archivieren von Papierdokumenten kostet Zeit und Nerven. Durch die Digitalisierung wird dieser Prozess erheblich beschleunigt, da du Dokumente schnell und einfach durchsuchen kannst.
- Platzersparnis: Papierberge nehmen viel Platz in Anspruch. Mit digitalen Dokumenten sparst du nicht nur Platz im Büro, sondern reduzierst auch den Bedarf an physischer Ablage.
- Sicherheit: Papierdokumente können leicht beschädigt oder verloren gehen. Digitale Kopien hingegen können sicher in der Cloud oder auf anderen sicheren Speichermedien aufbewahrt werden.
- Zugänglichkeit: Digitale Dokumente sind von überall und zu jeder Zeit zugänglich, solange du eine Internetverbindung hast. Das bedeutet, dass du wichtige Unterlagen auch unterwegs abrufen kannst.
Die Wahl der richtigen Methode
Im Gespräch mit meinem Kunden haben wir uns also für die Digitalisierung entschieden, genauer gesagt für das Scannen oder Fotografieren der Dokumente und die Übertragung per Dropbox. Diese Methode hat sich aus mehreren Gründen als optimal herausgestellt:
- Einfache Handhabung: Das Scannen oder Fotografieren von Dokumenten ist heutzutage mit den meisten Smartphones und Scannern sehr einfach. Es erfordert keine besonderen technischen Fähigkeiten.
- Schneller Datenaustausch: Sobald die Dokumente digitalisiert sind, können sie sofort per Dropbox oder einem ähnlichen Dienst geteilt werden. Das bedeutet, dass ich schnell auf die Informationen zugreifen kann, die ich für die Bearbeitung benötige.
- Sicherheit und Datenschutz: Dropbox bietet Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz und Verschlüsselung, um die vertraulichen Daten zu schützen. So kannst du sicher sein, dass deine Dokumente in guten Händen sind. In der Businessvariante ist Dropbox auch DSGVO-konform.
So kannst du von einer digitalen Postorganisation profitieren
Wenn du dich jetzt fragst, wie du selbst von der digitalen Postorganisation profitieren kannst, hier sind einige Schritte, die du unternehmen kannst:
- Investiere in die richtige Technologie: Stelle sicher, dass du über die notwendigen Tools verfügst, um Dokumente zu scannen oder zu fotografieren. Ein guter Scanner oder ein Smartphone mit einer hochwertigen Kamera kann Wunder wirken.
- Nutze einen Cloud-Speicher: Wähle einen sicheren Cloud-Speicherdienst wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive, um deine digitalisierten Dokumente zu speichern und zu teilen.
- Etabliere eine klare Organisationsstruktur: Erstelle Ordner und Unterordner, um deine Dokumente zu kategorisieren und leichter darauf zugreifen zu können.
Die Digitalisierung der Postorganisation ist ein Schritt in die richtige Richtung, um effizienter zu arbeiten und Zeit zu sparen.
Wenn du dich dafür entscheidest, deine Post zu digitalisieren, wirst du bald die Vorteile erkennen und dich über ein aufgeräumtes und gut organisiertes Büro freuen.