Wie kann eine virtuelle Assistentin (VA) einen Handwerksbetrieb unterstützen?

virtuelle Assistenz im Handwerk

Wie kann eine virtuelle Assistentin einen Handwerksbetrieb unterstützen? Welche Aufgaben können ausgelagert werden? Wie funktioniert eine Zusammenarbeit? In einem Handwerksbetrieb fallen viele administrative Aufgaben an, die nicht unbedingt ein Unternehmer selbst übernehmen muss. Die Einstellung einer Bürokraft ist nicht unbedingt eine Option, wenn der Handwerksbetrieb beispielsweise sehr saisonabhängig ist. Oder der administrative Arbeitsaufwand für eine Festeinstellung nicht konstant ist. Der Einsatz einer virtuellen Assistentin ist hier häufig viel flexibler.

5 Aufgaben, die eine virtuelle Assistentin für Sie übernehmen kann.

1. Terminplanung
Nach dem entsprechenden Briefing kann Ihre virtuelle Assistentin die Terminplanung für Sie, bzw. die Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter übernehmen.

2. E-Mail-Verwaltung
Je nach Absprache kann die virtuelle Assistentin Ihren Posteingang verwalten. Sie kann wichtige Nachrichten selektieren und an Sie weiterleiten und z. B. auf Kundenanfragen in Ihrem Namen antworten.

3. Recherchen
Sie möchten zu einem günstigen Preis Ihr Material einkaufen?
Sie möchten wissen, welche Trends und neue Materialien es in Ihrem Gewerk gibt?
Die Recherche benötigt viel Zeit. Diese Zeit brauchen Sie nicht zu investieren, wenn Sie diese Aufgaben an eine virtuelle Assistentin abgeben.

4. Kundenbindung
Sie möchten, dass Ihre Kunden Sie bei nächster Gelegenheit wieder beauftragen?
Auch hier kann eine virtuelle Assistentin Sie unterstützen. Für die Kundenbindung bieten sich beispielsweise Weihnachtsgrüße, Geburtstagsgrüße als Zeichen der Wertschätzung des Kunden an.
Ebenso freuen sich Ihre Kunden vielleicht über wertvolle Tipps, Tricks und Neuerungen aus Ihrem Gewerk (Newsletter).
Ihre Assistentin kann diese zeitintensiven Aufgaben für Sie übernehmen.

5. Betreuung der Firmenwebseite
Die Betreuung der Firmenwebseite und / oder des Blogs gehört schon fast zu den klassischen Aufgaben einer virtuellen Assistentin.
Die äußerst zeitintensive Erstellung von Inhalten kann von Ihnen ausgelagert werden.

Dies ist nur ein Beispiel für Aufgaben, um die Sie sich als Handwerker nicht unbedingt kümmern müssen. Viele weitere Aufgaben sind denkbar:

  • Vor- und Nachkalkulation
  • Erstellung von Angebot und Rechnung
  • Vorbereitung der Buchhaltung * für den Steuerberater
  • Digitalisierung Ihrer Unterlagen ·
  • Pflege Ihrer Datenbanken (Kunden, Lieferanten, etc.) in den entsprechenden Systemen
  • Die Betreuung, bzw. der Aufbau von passenden Social Media Seiten (LinkedIn, Facebook, etc.) ·
  • Telefonannahme (wie schön, wenn Ihr Telefon nicht dauerhaft klingelt 😊)

Wie kann das alles funktionieren?

Zunächst benötigen Sie eine virtuelle Assistentin, der Sie vertrauen. Jemanden, der selbständig, zuverlässig und präzise arbeitet und im Sinne Ihres Unternehmens über den Tellerrand hinausschaut. Selbstverständlich lassen sich alle diese Aufgaben mit Hilfe von verschiedenen Cloudlösungen und Tools umsetzen.

Jedoch nicht alle Handwerksbetriebe möchten Ihre Daten in einer Cloud haben oder gar ein neues Programm für die Buchhaltung verwenden. Auch hier gibt es Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin, z. B. über eine Remote-Desktop-Verbindung.

Und Sie werden feststellen:

Wer eine virtuelle Assistentin hat, hat es deutlich leichter!

Sie haben Fragen? Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.