Archivierung von E-Mails im Unternehmen
Müssen alle E-Mails archiviert werden?
Grundsätzlich müssen alle geschäftlichen E-Mails archiviert werden, die einen steuerlichen Bezug haben, oder es sich um Geschäfts- und Handelsbriefe handelt. Also ist nicht jede E-Mail archivierungspflichtig. Newsletter und Spam können bedenkenlos entfernt werden.
Ebenso können E-Mails entfernt werden, die lediglich der Übermittlung eines Anhangs dienen (z. B. die Übermittlung von digitalen Rechnungen). Hier ist die E-Mail vergleichbar mit dem Briefumschlag und muss nicht aufbewahrt werden.
📌 Übrigens: Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen NICHT archiviert werden!
Wie lange müssen E-Mails eigentlich aufbewahrt werden? (Aufbewahrungsfristen) 📅
In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist laut Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) 6 Jahre.
Die jeweilige Frist beginnt, wenn das Kalenderjahr endet, in dem die Dokumente erstellt wurden.
In der Regel müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden, wenn sie einen rechtlichen, finanziellen oder geschäftlichen Wert haben. Mails mit Anhang sollten unbedingt aufbewahrt werden, da der Anhang oft Informationen enthält, die für das Geschäft relevant sind.
Kann ich meine E-Mails ausdrucken und dann löschen? (dann habe ich sie ja in der Papierform archiviert) 🤔
Dies ist leider nicht GOBD konform. Die GOBD schreibt vor, dass alle Belege in der Originalform (also in elektronischer Form) archiviert werden müssen. Der Ausdruck auf Papier entspricht in diesem Fall einer Kopie und ist so ungünstigerweise nicht im Rahmen der GOBD erlaubt.
Die E-Mails enthalten ja oft personenbezogene Daten. Gibt es einen Konflikt bei der Archivierung zwischen der GOBD und der DSGVO?
Nein, hier gibt es keine Überschneidungen in der Regelung. Die Pflicht zur Archivierung der E-Mails durch die GOBD ist ein relevanter Grund, die personenbezogenen Daten im Rahmen der Archivierung zu speichern.
Wer braucht wann Datenzugriff auf meine alten E-Mails?
Im Rahmen einer Betriebsprüfung z. B. durch das Finanzamt müssen alle Geschäftsvorgänge nahtlos nachgewiesen werden können. Somit ist es beispielsweise wichtig, dass nachgewiesen werden kann, wann z. B. eine bestimmte Rechnung digital empfangen wurde.
Wie soll ich meine E-Mails archivieren? Gibt es gesetzliche Vorgaben?
Hier gibt es keine präzisen Vorgaben, wie die Archivierung zu erfolgen hat. Im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) finden sich allerdings allgemeine Bedingungen für eine revisionssichere Archivierung von E-Mails.
Folgende Bedingung gelten grundsätzlich und somit auch für die Aufbewahrung von E-Mails
- vollständig
- unveränderbar
- nachvollziehbar
- zeitnah
- ordentlich
Wo die Daten gespeichert werden, ist nicht vorgeschrieben.
Sie dürfen beispielsweise auch verschlüsselt werden, allerdings sind z. B. dem Finanzamt unverschlüsselte Daten zur Verfügung zu stellen.
➡️ Fazit:
‼️ Anmerkung ‼️
Die Rechtslage bzgl. der Archivierung von E-Mails ist kompliziert. Dieser Beitrag dient lediglich der grundlegenden Information und ist KEINE Rechtsberatung.
Kontaktiere mich gerne, wenn du Fragen hast!